ניהול צי רכב באמצעות מערכת ניהול

ניהול צי רכב מתקיים במגוון רחב של ארגונים עסקיים; לצד עבודת הניירת המרובה, הרי שעל קצין הרכב לבצע ניטור שוטף של הרכבים לרבות בקרה תקציבית על הוצאות אחזקה, רכישת כלי רכב חדשים והוצאת מכלל פעולה של רכבים ישנים, תיעוד העובדים העושים שימוש ברכבים, ניהול צוותי עובדים פנימיים לאחזקה ועוד.

די בדוגמאות קצרות אלו, כדי להיווכח בגודל האחריות ובמספרן הבלתי מבוטל של המשימות עמן מנהל צי הרכב צריך להתמודד ברמה היומיומית. בעוד שהניירת שציינו בהתחלה נראית מדומיינת בראשנו כערימה המונחת על השולחן, הרי שכיום ישנן חברות תוכנה המספקות מערכות ממוחשבות יעילות ואשר הופכות את העבודה להרבה יותר קלה.

תוכנה לניהול צי רכב

תוכנות לניהול צי רכב מאפשרות לצמצם באופן משמעותי את משאב הזמן המושקע בעבודה השוטפת, ומקנות לבעלי התפקידים הניהוליים, פאנל ובו מוצגים כלל הנתונים בצורה ברורה וסדורה.

תוכנות אלו נוסדו על הקרקע הפורייה של מערכות CRM המאפשרות לנהל קשרי לקוחות בצורה נכונה ומסודרת יותר. מערכות שכאלו מתרכזות בפן האנושי החל מקליטת מתעניין פוטנציאלי בשירותי החברה ועד להפיכתו ללקוח משלם המקבל שירות באופן שוטף.

על אותה הפריזמה המוצעת בקרב מערכות אלו, מושתתות המערכות הממוחשבות המיועדות לניהול צי רכב בארגון. להלן מספר היבטים משמעותיים שבהם מערכות אלו יכולות לסייע בעבודה השוטפת:

 ניהול כרטיסיית רכבים

בדומה לקליטת לקוח חדש על כל פרטיו משם מלא, תעודת זהות, פרטי אשראי וכיוצא בזה, כך מערכות לניהול צי רכב יכולות לקלוט רכב על שלל פרטיו השונים החל מנתוני הוצאות דלק, דרך פרטי רישוי, תכניות טיפולים שבוצעו אל מול עתידיות, היסטוריית השימוש ברכב על-ידי עובדי החברה וכיוצא בזה.

זהו מדד שמאפשר לקבל מידע מקיף על כל רכב ורכב, ואף לבצע פעולות אוטומציה לרבות קבלת התרעה כאשר טיפול עתידי מתקרב לתאריך היעד.

ניהול פיננסי

ניהול פיננסי מתבטא במגוון רחב של היבטים שונים החל מבדיקת עלויות ההוצאה של הדלק – האם הרכב שורף יותר דלק מששוער בתחילה? וביצוע בקרות וניטור אודות הוצאות שוטפות החל מתחזוקת הרכב ועד לתפעולו.

מנהל צי הרכב יכול לאתר רכבים בעייתיים אשר גורעים מן התקציב השנתי, וכך לבצע בירור מקצועי מקיף באשר לגורמים המלווים לנושא.

כמו כן, בדומה למערכות CRM, הרי שמערכת ניהול צי רכב מאפשרת חיבור למערכות חשבונאיות שונות לצורך הנפקת חשבוניות וקבלות עבור ספקים.

ניהול העובדים

לצד ניהול הרכבים, הרי שיש לקחת בחשבון את המשאב האנושי אשר מתחזק את מערך צי הרכב. על כן, מערכת שכזו מאפשרת לשלב את מכסת העובדים תחת קורת גג אחת.

היבט נוסף וחשוב לא פחות הוא הצמדת שם העובד שקיבל את הרכב אל הרכב המיועד. בדרך הזו ניתן לבצע סדר מופתי בניהול צי הרכבים, ואף ליצור קשר עם בעלי הרכב כדי לברר נסיבות בגין הוצאות גבוהות יתר על המידה או תזכורות באשר לתחזוקה מתקרבת.